Электротехнический-портал.рф

11.3.1. Оптимизация закупочной деятельности

Любое предприятие нуждается в товарах, работах или услугах, используемых для производства. Процесс их приобретения на рынке, у сторонних поставщиков называется закупками, а деятельность по их осуществлению — закупочной. Правильная ее организация требует:

• точного знания составляющих производственных издержек и обоснования потребности в закупаемых товарах, работах, услугах;
• установления приоритетов как в части закупаемой продукции (качество, количество, условия договоров и т.д.), так и между поставщиками (правоспособность, квалификация);
• наличия организационной схемы принятия решений при планировании и осуществлении закупок, правил их осуществления;
• взаимодействия с финансовым и налоговым планированием.

Основные этапы закупочной деятельности представлены на рис. 11.3.1.

Рис. 11.3.1. Закупочный цикл

Значительная часть потребляемой продукции может не только закупаться на стороне, но и производиться силами собственных функциональных подразделений. Поэтому первый и важнейший вопрос организации закупочной деятельности — это ее планирование, включая определение потребности в товарах, работах, услугах, их разделение на те, которые будут производиться внутри предприятия и те, которые следует закупить у сторонних поставщиков (для работ и услуг часто применяют термин «аутсорсинг» — привлечение внешних ресурсов для выполнения непрофильной для предприятия деятельности). Сфера применения аутсорсинга крайне широка — от найма консультантов, строительной или ремонтной организации до передачи стороннему предприятию таких сугубо «внутренних» дел, как ведение бухгалтерской отчетности.

После принятия решения о закупке следует провести анализ рынка закупаемой продукции. Такой анализ необходим для выяснения уровня цен. На данной стадии уточняются требования к продукции, поставщику и условиям будущего договора, прогнозируется ситуация с возможным числом потенциальных поставщиков.

Следующая стадия — непосредственная организация закупки: ее подготовка, проведение и подписание договора. Подготовка включает в себя формализацию всех требований заказчика в документах, предназначенных сторонним поставщикам. Проведение закупки подразумевает получение предложений, их оценку и выбор наилучшего. Заключение договора производится в установленном на предприятии порядке. Договор исполняется и таким образом потребность заказчика в продукции удовлетворяется. Затем возникает новая потребность и закупочный цикл повторяется.

Вышеописанное выглядит просто и вполне очевидно для любой компании. Однако почему управление закупками представляет собой проблему, решение которой требует значительных усилий? Дело в том, что конкретное предприятие, осуществляя конкретную закупку, рискует оказаться в зоне провала рынка — ситуации, в которой свободное действие рыночных сил не приводит к оптимальному результату сделки хотя бы для одной ее стороны. Иными словами, даже если по той или иной продукции существует сложившийся рынок и есть рыночная цена, это не означает, что конкретный заказчик при закупке получит продукцию по этой (или близкой) цене. Причин данного явления несколько, но главные следующие:

• неквалифицированные действия закупающих менеджеров и, как следствие, ошибки в выборе поставщика. Нередко этому способствует объективно существующая асимметрия информации — поставщик знает о своей продукции как правило, все, а заказчик может просто не иметь сведений о реальном, рыночном соотношении качества закупаемой продукции и ее цены;
• недобросовестные действия закупающих менеджеров (прежде всего завышение цен с целью получения разного рода поощрений от поставщиков).

Меры, которые снижают вероятность неверных действий ответственных за закупки сотрудников, можно в целом подразделить на две группы: работа с персоналом и процедурная регламентация. Работа с персоналом является стандартной, предполагает целенаправленный подбор людей с учетом их профессиональных знаний и определенных психологических свойств, систему поощрений и наказаний, обучение. Процедурные меры предполагают такую регламентацию действий закупающих менеджеров, чтобы принимаемые ими решения вне зависимости от личных предпочтений, личной мотивации осуществлялись в интересах предприятия. При этом регламентация может идти по двум направлениям. Первое означает, что статус ответственных за закупки повышается, а принятие решений усложняется (например, растет число виз на документах). В отдельно взятых случаях это вполне успешно работает, но в целом управленческая регламентация ведет к перегруженности топ-менеджеров. Второе направление построено на применении обязательных процедур, которые должны выполняться закупающими сотрудниками при каждой закупке стоимостью выше определенного значения. Данные процедуры предполагают:

• действия, направленные на достижение разумного уровня конкуренции среди потенциальных поставщиков там, где это возможно, а где невозможно, — повышенный внутренний контроль;
• честный и разумный выбор наиболее предпочтительных предложений при комплексном анализе выгод и издержек (прежде всего цены и качества продукции).

Таким образом, основная цель рыночных процедурных мер — достижение разумно высокого уровня конкуренции предложений, которые подвергаются прозрачной, контролируемой оценке. Только там, где такой конкуренции нет, возможно применение управленческой регламентации. Именно поэтому данная система часто называется «конкурентной», а организованные таким способом закупки — «конкурентным прокьюрементом». Любой закупающий сотрудник, будучи поставлен в жесткие рамки конкурентных процедур, вынужден действовать эффективно (с точки зрения интересов организации), так как правильно организованная конкуренция выявляет истинные, рыночные цены на закупаемую продукцию, а прозрачные, контролируемые процедуры выбора наилучшего предложения делают принятие неверных решений заметным.

При организации закупочной деятельности на предприятиях полезен опыт государственных закупок, регламентация которых имеет длительную историю и обширную мировую практику. Однако следует понимать, что слепое копирование опыта государственных закупок, без учета целей и задач коммерческого заказчика может привести не к повышению, а к снижению эффективности закупочной деятельности данной компании.

Одной из наиболее распространенных закупочных процедур конкурентных закупок являются торги — способ заключения договоров, при котором по заранее объявленным правилам к определенному сроку привлекаются несколько конкурирующих предложений с целью обеспечения наиболее выгодных условий сделки для заказчика. Главным, ключевым принципом торгов является состязательность. Согласно законодательству Российской Федерации (ГК РФ, ст. 447—449) торги проходят в форме конкурса или аукциона. При закупках наиболее распространен конкурс.

«Выигравшим торги на аукционе признается лицо, предложившее наиболее высокую цену, а по конкурсу — лицо, которое по заключению конкурсной комиссии, заранее назначенной организатором торгов, предложило лучшие условия» [ГК РФ, ст. 447, п. 4].

Аукцион — частный случай конкурса. На практике под аукционом понимают любую процедуру, при которой единственным оценочным критерием является цена — максимальная (при продажах) либо минимальная (при покупках). В последнем случае используют также понятия «обратный аукцион» или «ценовой конкурс». Более широкая трактовка понятия «аукцион» и предложена, например в некоторых директивах ЕС, регулирующих вопросы закупок. Из смысла описанной там процедуры электронного аукциона вытекает, что победитель определяется по параметрам, допускающим количественное измерение и однозначную ранжировку по этим параметрам (цена, срок поставки, мощность механизма и т.д.).

Поскольку решение о победителе конкурса принимает конкурсная комиссия, никакой руководитель предприятия, даже самого высокого ранга, не может не согласиться с решением конкурсной комиссии. Договор с победителем торгов заключается в обязательном порядке. В открытом конкурсе (аукционе) может принимать участие любое лицо, в закрытом — только специально приглашенные (круг участников ограничен организатором конкурса). Минимальный срок проведения любого конкурса или аукциона — 30 дней.

Конкурс предполагает ряд определенных законодательством стадий проведения:

подготовка извещения и конкурсной документации заказчиком, назначение конкурсной комиссии, которая будет выбирать победителя;

публикация извещения при открытом конкурсе и адресная рассылка — в закрытом (с этого момента конкурс считается объявленным) и т.д.;

Оценка конкурсных предложений, как правило, проходит в две стадии — отсев неприемлемых предложений (отборочная стадия) и выбор из оставшихся наилучшего решением конкурсной комиссии (оценочная стадия); в ценовом конкурсе (обратном аукционе) конкурсная комиссия отклоняет неприемлемые предложения, а из оставшихся выбирает предложения с наименьшей ценой. Именно поэтому в электроэнергетике процедура торгов с отбором по минимальной цене называется «ценовым конкурсом».

Неконкурсные процедуры отличаются от торгов отсутствием для заказчика обязанности заключать договор с победителем, возможностью изменения или отмены решения о победителе, короткими сроками, упрощенной регламентацией и тем, что отечественным ГК они подробно не регулируются. Большинство торгов конкурентные и процедурно схожи с конкурсом (запрос предложений, запрос цен, конкурентные переговоры). Существует и неконкурентная безальтернативная процедура — («закупка у единственного источника»), когда поставщик определяется заранее, без сравнения конкурирующих предложений, например, при дополнительных закупках, закупках в условиях недостатка времени и т.д.

Алгоритм проведения запроса предложений определен законодательно.

Если заказчик не удовлетворен предложениями либо, проанализировав их, увидел, что следует изменить первоначальные требования, он после оценки первоначальных предложений может подготовить новую версию документации запроса предложений и повторить весь цикл до тех пор, пока либо не будет выбран победитель, либо не будет прекращена закупка.

Запрос цен намного проще как по составу процедур, так и по документации. Он проводится следующим образом:

· подготовка уведомления и документации запроса цен (может быть подготовлено и выпущено только уведомление);

• публикация уведомления при открытом запросе и адресная рассылка при закрытом;
• получение участниками документации запроса цен (если она есть) и подготовка ими своих ценовых предложений;
• получение предложений;
• · оценка предложений, отклонение неприемлемых и выбор из оставшихся самого дешевого;
• заключение договора с победителем.

При проведении запроса цен (а он применяется для простой, однозначно описываемой продукции) четко фиксируются все основные условия: продукция, требования к ее количеству и качеству, существенные условия договора.

Конкурентные переговоры — подробно протоколируемые переговоры с определенным числом участников, как правило, не менее трех.

В российском гражданском праве нет понятия «тендер». Оно пришло к нам из международной практики и стало синонимом слов «торги» или «конкурс», поскольку процедуры очень похожи. Но в международной практике заказчик вправе отказаться от проведения тендера в любое время или отклонить любую заявку или даже все заявки без объяснения причин. Кроме того, результаты тендера могут кем-то (помимо тендерной комиссии) утверждаться. По сути тендер, в отличие от российских торгов, не налагает на его организатора обязанности выбрать победителя и заключить с ним договор. Эту коренную разницу часто забывают учесть даже специалисты, что приводит к правовым коллизиям при некритическом использовании в России иностранных документов.

Наличие тех или иных способов и условия их применения зависят от целей и задач заказчика. Например, в системе госзакупок (и в России, и в мире) главными приоритетами являются борьба с возможной коррупцией и экономия бюджетных средств при конкретной закупке. Следовательно, набор правил и процедур здесь ориентирован именно на эти цели как на главные и потому нередко прост (открытый и закрытый конкурс, запрос цен, исключение каких-либо переговоров, безальтернативные закупки крайне затруднены). Особенность конкурсов в электроэнергетике — возможность переторжки, т.е. лучшим участникам, прошедшим отборочную стадию, дается возможность повысить предпочтительность своих предложений, уменьшив цену при неизменности остальных условий. Это позволяет повышать ценовые эффекты от закупки, но делает выбор победителя более сложным процессом; в системе госзакупок переторжка не предусмотрена.

Практика показывает, что закупающие организации соблюдают три простых правила:

• степень регламентации зависит от того, насколько публичным является субъект экономической деятельности: чем более он публичен, тем более жесткую систему регламентации закупок он выстраивает, поэтому именно таковы правила закупок продукции для органов государственной власти, в рамках проектов международных финансовых организаций;
• регламентированные закупки ведутся с использованием широкого перечня процедур, включая конкурсы и неконкурсные способы;
• любая система регламентации закупок должна быть именно системой, что подразумевает наличие следующих ее элементов:

а) регламентирующей среды (совокупность нормативных документов, описывающих способы закупок и условия их выбора, полномочия и ответственность закупающих сотрудников); б) установленной организационной структуры управления закупками и их контроля;
в) подготовленных кадров для проведения закупок; г) налаженной инфраструктуры закупок (информационное обеспечение, средства электронной коммерции, сертификация, профессиональные консультанты).

Еще одним важнейшим элементом системы является политическая воля руководства, настрой на безусловное исполнение правил регламентации.

Ошибкой было бы считать, что главная цель конкурса (и вообще конкурентного прокьюремента) есть ценовая экономия. Главная цель правильной организации закупочной деятельности на предприятии — достижение за счет конкурентных процедур рыночных цен на закупаемую продукцию. Когда закупки планируются исходя из реальных цен, но с некоторым «запасом», правильное проведение конкурса на стабильных рынках приводит к выявлению в виде экономии этого «запаса», обычно 3—7 %. Однако в момент начала внедрения конкурентных процедур сокращение затрат может быть очень значительным. Бывали случаи, когда при первичном проведении открытых конкурсов там, где этого раньше не было, цены падали в несколько раз. Кроме того, конкурсы могут быстро выявлять изменение рыночной цены, находя на рынке тех участников, которые за счет применения новых приемов работы добиваются конкурентных преимуществ и снижают цену.

11.3.2. Организация закупочной деятельности в электроэнергетике

Сказанное выше справедливо для любых компаний. Однако электроэнергетика имеет свои особенности. Часть предприятий отрасли — это естественные монополии по виду деятельности, а часть, хотя формально и не относятся к субъектам естественных монополий, подлежат тарифному регулированию. Внимание к таким предприятиям (и в России, и в мире) всегда было повышенным. В любой стране тариф на услуги естественных монополистов должен быть экономически обоснован, значит, обоснованность затрат и соответственно цен на закупаемую естественными монополистами для производственных нужд продукцию не должны вызывать сомнений. Конкурсное размещение заказов обеспечивает «рыночность» цены, поэтому для естественных монополий такой способ регламентации напрашивается сам собой.

Показательным примером в отношении регламентации закупок субъектами естественных монополий стал Европейский союз (Евросоюз). Его основным регламентирующим документом по данному вопросу является Директива совета Евросоюза от 14 июня 1993 г. «О координации процедур закупок, проводимых организациями, действующими в секторах водоснабжения, энергоснабжения, транспорта и связи». Этот акт содержит вполне четкие установки относительно политики Евросоюза в области регламентации закупок продукции для нужд европейских аналогов наших субъектов естественных монополий.

Директива описывает процедуры закупок в общем, делая главный упор на условия, при которых их применение обязательно, и четко прописывая исключения. Однако основные этапы (публикация извещения, доступ участников, оценка и анализ предложений, выбор победителя) в ней приведены. Таким образом, Директива дает «естественным монополиям» большую свободу в рамках четко установленных правил, задавая своего рода «закупочный стандарт», в условиях которого каждый регулируемый субъект обязан прописывать подробные процедуры сам. Главный акцент Директивы- ориентация на открытость, и нормы об обязательной публикации информации о закупках прописаны весьма четко.

Что касается России, то позиция государства наиболее ясно выражена в отношении электроэнергетики — есть четко установленные правила. В отношении других естественных монополий существуют только рекомендации общего плана, к настоящему времени несколько потерявшие актуальность, поскольку большинство естественных монополий выработали свои регламенты проведения закупочных процедур (табл. 11.3.1).

Таблица 11.3.1

Государственное регулирование закупок продукции для нужд субъектов естественных монополий

Отдельные конкурсы проводились в электроэнергетике с 90-х гг. ХХ в., тем не менее системное внедрение конкурентного прокьюремента осуществилось только в 2001—2002 гг., и началось оно с создания регламентирующей среды. Главную роль в этом сыграло ОАО РАО «ЕЭС России», которое издало основные приказы в данной сфере. В конце 2003 г. стало ясно, что в холдинге проведение конкурсов и иных процедур становится нормой жизни. В связи с этим руководство РАО «ЕЭС России» поставило новую задачу: повысить эффективность закупок и долю открытых конкурсов. Для этого было предложено внедрить в дочерние и зависимые общества типовую систему управления закупками, а также ввести улучшения в процедуры закупок и расширить набор процедур. В этих целях в конце 2004 г. — начале и середине 2005 гг. ОАО РАО «ЕЭС России» подготовило и приняло систему стандартов по организации закупочной деятельности С-ЕЭС ЗД. Она состоит из пяти стандартов:

• С-ЕЭС ЗД 1-2004 «Основные положения регламентации, термины и определения»;
• С-ЕЭС ЗД 2-2004 «Способы закупок, условия их выбора и процедуры»;
• С-ЕЭС ЗД 3-2004 «Управление закупками»;
• С-ЕЭС ЗД 4-2005 «Проведение закупок»;
• С-ЕЭС ЗД 5-2005 «Подготовка кадров».

Основной (по объему) стандарт — С-ЕЭС ЗД 4-2005 «Проведение закупок» содержит типовое «положение о порядке проведения регламентированных закупок товаров, работ, услуг», предназначенное для принятия советами директоров дочерних и зависимых обществ (ДЗО) ОАО РАО «ЕЭС России». Каждое ДЗО Холдинга готовит и принимает на совете директоров «Положение о порядке проведения регламентированных закупок товаров, работ, услуг», подготовленное на базе типового. В целях сохранения процедурного единства типовое Положение сделано весьма подробным, особой свободы для нормотворчества ДЗО оно не предусматривает. Более того, для облегчения задачи внедрения конкурентного прокьюремента на местах типовое Положение включает в себя обширный набор типовых же документов для организации закупочной деятельности и проведения предусмотренных Положением процедур (типовая конкурсная документация, приказы, протоколы, методики оценки и т.д.).

Таким образом, система стандартов С-ЕЭС ЗД становится юридически легитимным источником единых правил прозрачных закупок, обеспечивающих целевое и эффективное расходование денежных средств в энергокомпаниях. Эти правила базируются на следующих принципах:

• прозрачность;
• исключение возможности для необоснованного ограничения конкуренции;
• корпоративное управление закупочной деятельностью;
• единство способов организации закупок;
• единство форм отчетности;
• ориентация на открытый конкурс как на преимущественный способ закупки, но с возможностью применения иных способов, если открытый конкурс провести нельзя или он нецелесообразен;
• возможность использования IT-технологий на перенос все большего числа закупок в Интернет как наиболее доступную, открытую рыночную среду.

Наиболее важными являются следующие особенности принятых системой С-ЕЭС ЗД подходов к управлению закупочной деятельностью:

• четкое планирование закупочной деятельности, главный документ — Годовая комплексная программа закупок (ГКПЗ);
• закупочная деятельность приоритетная, в силу чего она подпадает под компетенцию совета директоров каждого предприятия, который принимает «Положение о порядке проведения регламентированных закупок товаров, работ, услуг для нужд ДЗО», ежегодно утверждает ГКПЗ, состав и руководителя центрального закупочного органа, ежеквартально заслушивает отчет генерального директора ДЗО о ходе закупочной деятельности и отклонениях от стандарта, если они имели место;
• наличие в качестве рабочего органа по управлению закупочной деятельностью Центрального закупочного органа (ЦЗО), возглавляемого лицом в ранге заместителя руководителя ДЗО;
• организация единообразных разделов «закупки» на интернет-сайтах ДЗО;
• единообразная в соответствии с одним из стандартов Системы С-ЕЭС ЗД подготовка кадров в области закупочной деятельности;
• развитие инфраструктуры закупочной деятельности, включающее сертификацию, электронные торговые площадки, привлечение  профессиональных консультантов.

Открытый конкурс является основным, но не единственным способом закупки, набор процедур достаточно широк (рис. 11.3.3).

Рис. 11.3.3. Закупочные процедуры в электроэнергетике

Все иные, кроме открытого одноэтапного конкурса, способы закупок, могут быть применены, если есть соответствующее основание (исчерпывающий перечень оснований дан в типовом Положении) и (в подавляющем большинстве случаев) — разрешение коллегиального органа: совета директоров (который при принятии годовой комплексной программы закупок предусматривает отдельные закупки не по конкурсу) либо ЦЗО. Содержание и подробный ход процедур при каждом способе закупки расписаны в типовом Положении, открыто опубликованном в Интернете (см. http://www.b2b-energo.ru).

При работе на дефицитных рынках продукции можно закупать на конкурсах и аукционах, организованных продавцами продукции, но только если правила этих торгов обеспечивают честную и справедливую конкуренцию участников.

Начиная с закупочной кампании 2004 г., по инициативе Центральной конкурсной комиссии внедрены обязательные количественные показатели расширения именно конкурсных закупок по различным направлениям, и это в настоящий момент привело к увеличению доли конкурсов.

Правильная организация закупочной деятельности в электроэнергетике  сначала позволяет снизить издержки, затем приводит к стабилизации тарифов, а в условиях реформирования — к повышению капитализации компании, поскольку экономически обоснованные издержки — важнейшее конкурентное преимущество.

В электроэнергетике закупки составляют 50 % затрат, контрагентами являются более 8000 поставщиков с номенклатурой поставок более 50 тыс. позиций. Очевидно, что реализация этой сложной задачи в сжатые сроки требует инновационного подхода, основанного на широком применении передовых технологий. В современных условиях наиболее перспективным инструментом для качественного совершенствования закупочной деятельности и формирования такого рынка является электронная коммерция. Её преимущества очевидны:

• качественно новый уровень информативности;
• недискриминированный доступ для любого участника рынка;
• равные конкурентные возможности для всех участников;
• прозрачность и объективность при подготовке и проведении закупок;
• оперативность, снижение трудоемкости организации торгово-закупочной деятельности;
• возможность применения новых видов организации торгов, проведение которых без электронной коммерции было бы невозможно;
• возможность мониторинга рынка.

Реализация вышеназванных преимуществ выражается в оптимизации цен, уменьшении расходов на организацию закупок, возможности эффективного контроля за расходованием средств, направляемых на закупки. Использование электронных расчетов, основанных на принципе «поставка против платежа» снижает финансовые риски участников рынка.

Практическое воплощение преимуществ электронной коммерции в полной мере позволяет реализовать информационно-аналитическая и торговая система «Рынок продукции, услуг, технологий для электроэнергетики «В2В-энерго». Рынок «B2B-энерго» работает Интернете в режиме on-line, позволяет объединить в едином информационном и торговом пространстве поставщиков и потребителей. По состоянию на 1 января 2006 г. в указанной системе зарегистрировано и работает более 4270 участников из 24 стран. Среди них организации энергетического комплекса, заводы-изготовители оборудования, запасных частей и материалов для энергетики, строительные, монтажные, ремонтные, научно-проектные организации, инжиниринговые компании и т.д. Система работает на базе электронной версии общероссийского классификатора товаров и услуг с возможностью детализации (уточнения) товаров и услуг до семи уровней, не имеющего ограничений по номенклатуре. Её функции:

• аналитическая. В системе архивируется информация по сделкам, проводимым участниками в ее рамках, что позволяет проводить учет, анализ, вести индикатирование цен, осуществлять контроль за расходованием средств. Аналитическая функция широко используется как участниками рынка, так и руководством холдинга;
• маркетинговая. Через систему автоматизированного поиска участники рынка могут получить информацию о продукции и услугах, которые их интересуют, а также осуществлять поиск потребителей предлагаемых ими продукции и услуг;
• торговая. Участники системы, получив информацию о потенциальных партнерах и проведя ее анализ, имеют возможность организовать электронную торговлю продукцией и услугами в различных режимах (от простой покупки-продажи до электронных аукционов и конкурсов);
• расчетная. Участники системы могут в автоматизированном режиме производить расчеты по сделкам на основании подтвержденного электронной цифровой подписью графика платежей.

Именно комплекс функций, поддерживаемых системой, делает рынок «B2B-энерго» исключительно удобным не только для организации торгово-закупочной деятельности, но и для контроля за использованием средств. Практика применения системы «B2B-энерго» доказала, что электронная коммерция может применяться не только для закупок стандартизированной и однозначно описываемой продукции. В системе проводятся электронные торги любого уровня сложности: запросы предложений; электронные аукционы (продавца и покупателя); открытые и закрытые конкурсы, в том числе многоэтапные. Для ознакомления с системой и подготовки пользователей имеется демонстрационная версия, функционал «вопрос-ответ», проводятся семинары.

Система «В2В-энергo» не является организатором торгов, т.е. она не проводит аукционов, конкурсов и т.д., и не определяет победителя. Оператор системы «В2В-energo» лишь предоставляет участникам рынка возможность использовать ее программно-технический комплекс. Поэтому тарифный план системы предусматривает разовую оплату подключения и абонентскую плату, одинаковую для всех участников и не зависящую от количества сделок и объема торгов. Такая идеология тарифного плана предопределяет заинтересованность в росте числа участников рынка и, следовательно, в повышении его ликвидности, но не в росте цен.

Развитый функционал, серьезный информационный ресурс, лояльный и правильно сориентированный тарифный план предопределили активное развитие системы «В2В-энерго». Ежегодно удваивается число участников, кратно увеличивается объем спроса-предложений и число конкурсов. Конкурсы, проводимые в системе, в основном открытые.